什么是SOP
SOP（Standard Operating Procedure）即標準操作程序，以統(tǒng)一的格式描述某項工作的標準操作步驟和要求，用于指導(dǎo)和規(guī)范日常工作，又稱操作指南。
SOP基本原則：
- 標準：可復(fù)制
- 簡單：傻瓜式操作
- 專業(yè)：每一步都有詳細的工作流程
為什么要做SOP
SOP業(yè)務(wù)形成的好處:
- 避免低水平重復(fù)，降低時間成本
- 使項目易于控制，增加確定感
- 理解和執(zhí)行管理者制定的過程，具有管理者思維的特點
- 梳理流程，沉淀經(jīng)驗，降低溝通成本
- 讓領(lǐng)導(dǎo)放心
一個好的SOP，任何人都應(yīng)該能理解，即使是新人，看完之后也可以獨立操作，有合格的產(chǎn)出。
SOP不適用范圍
注：并非所有項目都適用：SOP。
如果您的項目符合以下特點，建議不要使用SOP：
- 若您的項目環(huán)境或內(nèi)容變化較快，SOP剛準備完成后不久，就要重新準備，這樣會大大增加成本。
- 如果你的項目專注于創(chuàng)新，不建議制定SOP，會限制創(chuàng)造力；可以選擇只規(guī)定每個環(huán)節(jié)的關(guān)鍵輸出，而不規(guī)定每個環(huán)節(jié)的動作。
如何制作SOP
SOP標準的操作步驟需要明確描述。那么，如何制定符合自己項目的SOP呢？
標準化過程的步驟包括三個步驟：
標準化工藝生產(chǎn)步驟
步驟1：列出完成工作所需的步驟，并用流程圖顯示
例如，產(chǎn)品經(jīng)理的需求評估會議大致包括以下五個步驟：
判斷是否需要召開-明確會議目的-提前發(fā)送信息-通知負責人-準備處理問題
根據(jù)每個環(huán)節(jié)的性質(zhì)，SOP不同的圖標可以表示流程
步驟2:完善每個環(huán)節(jié)的5W1H，也就是說，明確每個環(huán)節(jié)的產(chǎn)出標準和所需資源
列出步驟流程只是第一步。如果過程中每個環(huán)節(jié)的具體標準都沒有明確，最終效果可能會有很大的不同。
例如，同樣執(zhí)行“通知負責人”的步驟——優(yōu)秀的下屬可以提前一天發(fā)送會議目標和議程；為了使會議更有效率，參與者需要提前準備什么。
相反，如果你遇到一個懶惰的下屬，你可能只是告訴對方時間和地點，你可能會拖到最后一次會議開始，因為時間沖突需要改變。 因此，為了確保實施到位，改進每個環(huán)節(jié)的5W1H這是非常必要的。 以產(chǎn)品經(jīng)理的需求評審會議為例，每個環(huán)節(jié)的5W1H如下所示：
注意事項：一定不能忽視why。很多人在寫SOP的時候，很容易忽略為什么要做這個動作。 這通常很容易導(dǎo)致下屬執(zhí)行動作在SOP落地過程中變形或過于死板，無法靈活變通。 相反，如果你知道每一個動作的目的，也許你可以創(chuàng)新一些更好的方法。
第三步：保持記錄和總結(jié)，不斷優(yōu)化
注意，SOP它不是完成的，但也需要在后續(xù)的實施過程中，發(fā)現(xiàn)新的問題，總結(jié)新的經(jīng)驗，不斷優(yōu)化和改進。您可以讓下屬及時記錄工作過程中容易出現(xiàn)的問題點和解決方案，更新到SOP，不斷改進，成為新人可以立即開始的操作指南。
